Как да използваме Microsoft Planner за много проекти?

Microsoft Planner е страхотен инструмент за управление на проекти. За да започнете, първо създайте нов план в Planner, като изберете опцията „+ Нов план“. След това, дайте име на плана си и добавете членове за сътрудничество. Сега, добавете задачи и неща за правене към плана. Можете да възложите задачи на членове, да създадете контролни списъци, да добавите коментари, да прикачите файлове и да зададете крайни срокове. Накрая, използвайте таблата, диаграмите и филтрите на Planner, за да следите напредъка и да гарантирате, че проектите ви са на път.

Microsoft Planner for Project Management 2 - Как да използваме Microsoft Planner за много проекти?

Практическа работа с Microsoft Planner

Настройте своите проекти

Първата стъпка за използване на Microsoft Planner за множество проекти е да настроите всеки проект. Създайте папка във вашия акаунт на Planner за всеки проект. Във всяка папка добавете задачите, свързани с този проект, както и всякакви бележки или други елементи, отнасящи се до проекта. Това ще ви помогне да следите всички задачи и проекти, асоциирани с всеки проект.

След като проектите са настроени, лесно можете да видите всички задачи, свързани с всеки проект. Това ще ви помогне да поддържате всичките си проекти организирани и да следите за всякакви промени или актуализации, които трябва да бъдат направени по проекта.

Възложете задачи на членовете на екипа

След като проектите са настроени, е важно да възложите задачи на членовете на екипа. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че членовете на екипа са наясно със своите задачи. За да възложите задачи, просто кликнете върху задачата и я възложете на члена на екипа. След като задачата е възложена, членът на екипа ще бъде уведомен по имейл и ще може да достъпи задачата в своя акаунт на Planner. Това ще помогне за гарантиране, че задачите се изпълняват навреме и че всички членове на екипа са наясно със своите задачи.

За да възложите задачи на множество членове на екипа, можете да използвате функцията „добавяне на задача“. Това ще ви позволи да добавите множество задачи към същия проект и да ги възложите на различни членове на екипа. След като задачите са възложени, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят задачите в своя акаунт на Planner.

Създайте график

Създаването на график е важна стъпка в управлението на множество проекти. Това ще помогне да се гарантира, че задачите се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание. За да създадете график, просто кликнете върху бутона „график“ във вашия акаунт на Planner и добавете задачите, които трябва да бъдат изпълнени. След като задачите са добавени, можете да ги възложите на членове на екипа и да зададете крайни срокове. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че всички членове на екипа са наясно със своите задачи.

Можете също да използвате функцията „крайна дата“ за задаване на крайни срокове за конкретни задачи. Това ще помогне да се гарантира, че задачите се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание. След като задачите са възложени, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят задачите в своя акаунт на Planner.

Проследете напредъка

След като задачите са възложени и графикът е създаден, лесно можете да проследите напредъка на проекта. За да проследите напредъка, просто кликнете върху бутона „прогрес“ във вашия акаунт на Planner и прегледайте напредъка на всяка задача. Това ще помогне да се гарантира, че задачите се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание.
Можете също да използвате функцията „статус“, за да видите статуса на всяка задача. Това ще помогне да се гарантира, че задачите се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание. След като задачите са завършени, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят задачите в своя акаунт на Planner.

Споделяне на информация с членовете на екипа

След като задачите са завършени и напредъкът на проекта е проследен, лесно можете да споделите информация с членовете на екипа. За да споделите информация, просто кликнете върху бутона „споделяне“ във вашия акаунт на Planner и добавете информацията, която трябва да бъде споделена. Това ще помогне да се гарантира, че всички членове на екипа са наясно с всякакви промени или актуализации, които трябва да бъдат направени по проекта.
Можете също да използвате функцията „бележки“, за да добавите бележки за проекта. Това ще помогне да се гарантира, че всички членове на екипа са наясно с всякакви промени или актуализации, които трябва да бъдат направени по проекта. След като бележките са добавени, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят бележките в своя акаунт на Planner.

Управление на множество проекти

След като задачите са възложени, напредъкът на проекта е проследен и информацията е споделена, лесно можете да управлявате множество проекти. За да управлявате множество проекти, просто кликнете върху бутона „проекти“ във вашия акаунт на Planner и прегледайте всички проекти, които сте настроили. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание.

Можете също да използвате функцията „масова редакция“, за да правите промени по множество проекти едновременно. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание. След като промените са направени, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят задачите в своя акаунт на Planner.

Създаване на доклади

След като проектите са управлявани, лесно можете да създадете доклади за проследяване на напредъка на проектите. За да създадете доклади, просто кликнете върху бутона „доклади“ във вашия акаунт на Planner и изберете типа доклад, който искате да генерирате. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи са проследени и че всички задачи са взети под внимание.

Можете също да използвате функцията „експорт“, за да експортирате докладите в Excel или други формати. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи са проследени и че всички задачи са взети под внимание. След като докладите са експортирани, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят докладите в своя акаунт на Planner.

Мониторинг на активността

След като проектите са управлявани, докладите са генерирани и информацията е споделена, лесно можете да мониторите активността във вашия акаунт на Planner. За да наблюдавате активността, просто кликнете върху бутона „активност“ във вашия акаунт на Planner и прегледайте активността на всеки проект. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание.

Можете също да използвате функцията „филтър“, за да филтрирате активността по проект или по член на екипа. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание. След като активността е филтрирана, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят активността в своя акаунт на Planner.

Генериране на предупреждения

След като активността е наблюдавана, лесно можете да генерирате предупреждения, за да уведомявате членовете на екипа, когато задачите са наложени или когато са направени промени по проекта. За да генерирате предупреждения, просто кликнете върху бутона „предупреждения“ във вашия акаунт на Planner и изберете типа предупреждение, което искате да генерирате. Това ще помогне да се гарантира, че всички членове на екипа са наясно с всякакви промени или актуализации, които трябва да бъдат направени по проекта.

Можете също да използвате функцията „уведомяване“, за да изпратите имейл уведомление на членовете на екипа, когато задачите са наложени или когато са направени промени по проекта. Това ще помогне да се гарантира, че всички членове на екипа са наясно с всякакви промени или актуализации, които трябва да бъдат направени по проекта. След като предупреждението е изпратено, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят предупреждението в своя акаунт на Planner.

Използване на шаблони

Използването на шаблони е страхотен начин да улесните управлението на множество проекти. За да използвате шаблони, просто кликнете върху бутона „шаблони“ във вашия акаунт на Planner и изберете шаблона, който искате да използвате. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание.

Можете също да използвате функцията „копиране“, за да копирате задачи от един проект в друг. Това ще помогне да се гарантира, че всички задачи се изпълняват навреме и че всички задачи са взети под внимание. След като задачите са копирани, членовете на екипа ще бъдат уведомени по имейл и ще могат да достъпят задачите в своя акаунт на Planner.

Често задавани въпроси за управлението на проекти в среда Microsoft

Microsoft Planner е инструмент за управление на задачи и сътрудничество в рамките на пакета Microsoft Office. Той предлага гъвкав и интуитивен начин за организиране на работа и проекти, предоставяйки няколко ключови функции и предимства за управление на множество проекти:

Кои са основните функции на Microsoft Planner?

  1. Организация на проекта: Planner позволява на потребителите да създават отделни планове за всеки проект, което улеснява управлението на няколко инициативи едновременно.
  2. Управление на задачи: Потребителите могат да създават, възлагат и организират задачи в рамките на всеки проект. Тези задачи могат да включват крайни срокове, описания и категории за по-добро проследяване.
  3. Визуални табла: Planner предоставя визуални табла за всеки план, предлагайки бърз преглед на прогреса на проекта. Потребителите могат да видят кои задачи са завършени, в процес на изпълнение или предстоящи.
  4. Инструменти за сътрудничество: Платформата позволява на членовете на екипа да си сътрудничат по проектите, да споделят файлове и да комуникират в приложението, подобрявайки координацията на екипа.
  5. Известия: Planner изпраща известия за нови задачи, срокове и актуализации, осигурявайки, че всички са информирани за промените в проекта или неговия прогрес.
  6. Интеграция с Microsoft Office Suite: Като част от Office пакета, Planner се интегрира безпроблемно с други приложения на Microsoft като Outlook, Teams и OneNote.

Предимства от използването на Microsoft Planner за няколко проекта?

  1. Подобрена организация: Planner помага за ефективната организация на множество проекти, с ясна видимост на задачите и крайните срокове.
  2. Подобрено сътрудничество: Като централизира задачите и комуникациите, членовете на екипа могат да си сътрудничат по-ефективно, намалявайки шансовете за недоразумения и пропуски.
  3. Управление на времето: Възможността на Planner да проследява крайните срокове и прогреса помага за по-ефективното управление на времето, осигурявайки навременното завършване на проектите.
  4. Лесен достъп: Като облачен инструмент, Planner може да бъде достъпен отвсякъде, което улеснява дистанционната работа и гъвкавостта.
  5. Персонализируеми работни процеси: Екипите могат да персонализират своите работни процеси според нуждите на проекта, което го прави универсален за различни видове проекти.

Как да използваме Microsoft Planner за повече проекти?

За управление на множество проекти в Planner, е необходимо:

  1. Създаване на план за всеки проект: Настройте нов план за всеки проект, описвайки конкретните му задачи, времеви рамки и включените членове на екипа.
  2. Възлагане на задачи: Разпределете задачите на членовете на екипа, добавяйки крайни срокове и съответните детайли.
  3. Наблюдение на прогреса: Използвайте таблото за наблюдение на прогреса по задачите и общите етапи на проекта.
  4. Сътрудничество и комуникация: Използвайте функциите за сътрудничество, за да обсъждате задачи, да споделяте файлове и да поддържате всички в крак.
  5. Корекция при нужда: С развитието на проектите, актуализирайте задачи, срокове и комуникирайте промените чрез платформата.

Какви са ограниченията при използването на Microsoft Planner за множество проекти?

Използването на Microsoft Planner за множество проекти има някои ограничения. Например, потребителите не могат да управляват множество проекти от едно единствено табло. Това ме да стане чрез допълнителна разработка и/или PowerBI.В този случай потребителите трябва да превключват между различни табла, за да преглеждат напредъка на всеки проект. Освен това, потребителите не могат да възлагат задачи едновременно на множество членове на екипа. Това означава, че потребителите трябва ръчно да възлагат задачи на всеки член на екипа поотделно.

Освен това, Microsoft Planner не предоставя на потребителите функции за управление на проекти, като зависимости между задачите, разпределение на ресурси или бюджетиране на проекта. Това означава, че потребителите трябва да използват отделен инструмент за управление на проекти, за да управляват тези аспекти на проекта. Такъв инструмент може да се създаде допълнително за целите на вашата компания.

Като използват тези функции и подходи, Microsoft Planner може значително да опрости управлението на множество проекти, като ги поддържа организирани и на път.

Източник: softkeys.uk